Qué es la teoría de los 3 cafés y por qué puede salvar tu empresa?

Qué es la teoría de los 3 cafés y por qué puede salvar tu empresa?

En la industria tecnológica, y en particular en los servicios profesionales vinculados a tecnología, startups, software, legaltech, consultoría o advisory, una de las habilidades menos enseñadas y más críticas es aprender a diferenciar clientes reales de lo que llamamos “turistas”. Personas que tienen interés, curiosidad, ganas de informarse o incluso de mostrarse ocupadas en proyectos interesantes, pero que no tienen una intención real de contratar ni de pagar.

Este fenómeno es extremadamente común. Tanto, que cualquier CEO que pretenda mantener una caja sana y una empresa viable tiene que aprender a detectarlo muy temprano en su carrera. En empresas de servicios, especialmente pequeñas y medianas, elegir mal a los clientes no solo no suma: puede destruir márgenes, drenar energía del equipo y producir resultados francamente malos. Y lo mismo ocurre antes incluso de que alguien sea cliente, en la etapa de conversaciones preliminares.

Para abordar este problema, usamos lo que llamamos la teoría de los tres cafés.

Antes de explicarla, un disclaimer importante. No estamos hablando de amigos, conocidos, gente simpática, networking social ni situaciones informales.

Tampoco de curiosidad genuina fuera del ámbito profesional. Estamos hablando de trabajo puro y duro, de tiempo que se factura o debería facturarse, y de decisiones que impactan directamente en la salud económica de una empresa.

Dicho esto, la teoría es simple.

El primer café hay que tomárselo con cualquiera. Siempre. En serio. Nadie puede saber de antemano de dónde puede surgir un cliente que cambie el rumbo de una empresa para bien. Negarse sistemáticamente a primeras conversaciones es un error. Ahora bien, ese primer café no es inocente: es un espacio de observación. Ahí es donde hay que prestar atención a las señales.

El turista nunca se presenta como turista. Al contrario. Suele aparecer con un currículum interminable, referencias constantes a personas importantes, vínculos con “todo el mundo” y una narrativa cargada de promesas. Pero todo eso es ruido.

Las credenciales importan mucho menos que una sola cosa: dónde está parado hoy respecto del proyecto que dice tener. ¿Está definido? ¿Tiene presupuesto? ¿Tiene poder de decisión? ¿Tiene urgencia real?

Si después de ese primer café no quedó claro el alcance del trabajo, el segundo café tiene que tener un objetivo explícito y no negociable: terminar con vos diciendo que en breve vas a enviar un presupuesto. No un “vemos”, no un “lo charlamos más adelante”, no un “sigamos pensando”.

Presupuesto. Aunque sea preliminar, aunque sea estimativo. El segundo café existe solo para cerrar el scope.

Y acá aparece la clave del nombre: se llama teoría de los tres cafés porque el tercer café no debería existir.

Si en dos cafés no lograste entender con precisión cuál es el trabajo, qué se espera de vos y, por lo tanto, no estás en condiciones de presupuestar, entonces no estás frente a un cliente potencial. Estás frente a un turista. Alguien que consume tiempo, ideas, energía y validación, pero que no avanza hacia una relación contractual.

Y si sí entendiste el scope y mandaste presupuesto, entonces cualquier tercer café ya no es parte del cortejo inicial. Es, en todo caso, el primero dentro de una relación profesional en curso, donde ya hay honorarios, contrato y reglas claras.

Aprender a distinguir temprano entre clientes reales y turistas no solo mejora los números: mejora el foco, la calidad del trabajo y, en definitiva, la salud de la empresa.