Te suena el término "corporate book"?
Es vital para tu empresa en el exterior, pero no te preocupes si no lo conocés, lo vas a conocer ahora. Un corporate book es un conjunto de documentos y registros esenciales que contiene información relevante sobre la empresa.
Pero qué documentos específicos se incluyen y cómo se utiliza este conjunto de información en la práctica? Veamos:
Los documentos que se encuentran en el corporate book varían según la entidad legal y la jurisdicción en la que se encuentre. Sin embargo, algunos documentos comunes que se suelen incluir son documentos de constitución, como el certificado de constitución y los estatutos de la empresa.
El operating agreement o los bylaws, que describen cómo se administrará y gobernará la empresa, abordando temas como la toma de decisiones, las responsabilidades de los propietarios y la distribución de las ganancias.
Para las LLC, este documento es el operating agreement (OA), mientras que para las corporaciones, son los estatutos (bylaws).
Otro elemento importante del corporate book son las actas y minutas de reuniones, que documentan las reuniones de los members o accionistas, directores, oficiales, etc y las decisiones tomadas en esas reuniones.
Las minutas son resúmenes escritos de los temas discutidos y las decisiones tomadas en las reuniones, mientras que las actas son registros formales de esas decisiones.
Además, las resoluciones corporativas son documentos que evidencian las decisiones tomadas por los propietarios o directores en reuniones o por escrito.
Es crucial llevar un registro de las actas, minutas y resoluciones para mantener una historia de las acciones y decisiones de la empresa.
Y si mi empresa es unipersonal?
Por más que la empresa sea unipersonal, hay que mantener un corporate book con actas, minutas y resoluciones. Puede parecer gracioso o inútil mantener actas o minutos de vos hablandote al espejo, pero yo no hago las reglas.
Aunque te parezca extraño, es fundamental cumplir con estos requerimientos para evitar problemas legales y mantener la empresa en orden.
El corporate book también contiene un registro de acciones o miembros, que incluye información sobre los propietarios de la empresa, como sus nombres, direcciones y la cantidad de acciones o intereses de membresía que poseen.
A su vez, los contratos y acuerdos con proveedores, clientes, empleados y otros acuerdos legales relevantes para el funcionamiento de la empresa forman parte del contenido.
Además, si la empresa requiere licencias o permisos para operar, estos documentos también deben incluirse en el corporate book. En algunas jurisdicciones, las empresas deben presentar informes anuales que describen sus actividades y finanzas, los cuales también pueden formar parte del corporate book.
Una vez que tengas claro qué documentos incluir en el corporate book, el siguiente paso es mantenerlo organizado y actualizado. Podés hacer esto mediante la implementación de un sistema de archivos, ya sea físico o digital, para almacenar y organizar los documentos de manera eficiente.
Además, es fundamental llevar un registro de las fechas y decisiones importantes para garantizar la coherencia y la precisión de la información.
Todo esto hay que hacerlo sobre la marcha, no querés ser la persona que recibe algún tipo de inspección estando totalmente en bolas y arranca a caretear un corporate book de 5 años para atrás. Lo vemos a veces en películas, pero en la realidad esto es un drenaje sin fondo de dinero y comprometer tu libertad.
En cuanto a las diferencias entre una LLC y una corporación, las LLC suelen tener una estructura más flexible y menos formal, lo que se refleja en sus documentos y registros.
Por otro lado, las corporaciones suelen tener una estructura más rígida y formal, lo que requiere un mayor nivel de detalle y organización en su corporate book.
Es divertido? No. Es necesario? Sí.
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